採用管理をExcelやスプレッドシートで行っている中小企業も多いと思います。
ただ実際には
- 管理項目がバラバラになる
- 選考状況が分かりにくい
- 対応漏れが発生する
といった課題も起きやすいです。
この記事では、実際に採用オペレーションを担当していたときに使っていた管理項目と運用方法を紹介します。
ATSを導入していない企業や、Excelで採用管理をしている方の参考になれば嬉しいです。
採用管理で基本となる項目
まずは、最低限必要な項目です。
候補者名
応募職種
応募日
面接日
選考状況
担当者
合否
流入媒体名
これらの項目を管理することで、採用状況の全体像を把握できるようになります。
例えば、
候補者名：誰の情報かを識別するため
応募日：対応スピードや放置防止の管理
面接日：面接予定の把握
選考状況：どのフェーズにいるかを可視化
担当者：誰が対応しているかを明確にする
流入媒体名：どの媒体から応募が来ているかを把握
といった役割があります。
選考進捗を管理する項目
実務で特に重要だったのが、進捗管理です。
■ 対応ステータス
スクリーニング／書類選考／一次面接／二次面接
対応中／対応完了／重複応募
→ 対応が必要な候補者をすぐ把握できる
→ 対応漏れ防止
■ 選考フェーズ
スクリーニング／書類選考／一次面接／二次面接
→ 現在の選考段階を可視化
→ 全体の進捗が分かる
■ 対応する日付
書類回収の締め日／リマインド日等
→ 「いつ対応するか」を明確化
→ タスク管理として使える
■ 選考依頼日（各フェーズ）
→ 依頼からの経過日数を把握
→ 面接設定の遅れ・停滞に気づける
これらを管理することで、
・対応漏れの防止
・次にやるべきことの明確化
・選考スピードの把握
ができるようになります。
特に「対応する日付」を入れておくと、タスク管理の役割も兼ねるため、運用がかなり安定します。
応募者情報とスクリーニングの工夫
応募時の情報として、性別や年齢・経験年数なども管理していました。
これらは応募フォームの項目として取得し、Excelに貼り付けて管理します。
実務では、
・条件に合うかをシート上で判定
・NG条件に該当する場合はフラグ表示
といった形で、簡易的なスクリーニングを行っていました。
これにより、書類選考のスピードを上げることができます。
重複応募を防ぐための工夫
採用管理で意外と多いのが、同一人物の重複応募です。
対策として、応募者名のスペースを削除して管理していました。
同じ人物でも、
・スペースの有無
・全角半角の違い
などで別データとして扱われてしまうことがあります。
こうした表記ゆれを防ぐことで、重複チェックがしやすくなります。
小さな工夫ですが、実務ではかなり役立つポイントです。
応用編：CSVデータを使った効率化
実務では、媒体の管理画面からCSVデータをダウンロードし、Excelに取り込んで管理することもありました。
例えば、
・応募者データをCSVでダウンロード
・Excelに貼り付け
・管理用フォーマットに自動反映
といった流れです。
このようにしておくと、
・データ入力の手間削減
・転記ミスの防止
・更新作業の効率化
につながります。
一方で、最初の設定には少し手間がかかるため、まずは基本の管理表を整えた上で取り入れるのがおすすめです。
Excel管理のポイント
Excelで採用管理をする場合は、
・項目を増やしすぎない
・運用ルールを決める
・更新を徹底する
ことが重要です。
管理表はシンプルであるほど運用しやすく、長く使えるようになります。
まとめ
採用管理をExcelで行う場合は、
・基本項目で全体を把握する
・進捗管理で対応漏れを防ぐ
・スクリーニングで効率化する
・重複チェックでミスを防ぐ
といったポイントが重要です。
今回紹介した内容は一例ですが、実務で使いやすい方法です。
今後は、実際に使っていた管理表の作り方やテンプレートについても紹介していきます。
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